Trước khi chuyển văn phòng, các doanh nghiệp sẽ có bước quan trọng quyết định đầu tiên là chọn địa điểm mới để thuê. Như vậy, một vấn đề hết sức đáng lưu tâm đó là chi phí tại nơi thuê mới có phù hợp với ngân sách công ty không. Nếu quá nhiều thì doanh nghiệp cũng không thể thuê dài hạn. Dưới đây là một số chi phí tại nơi thuê văn phòng.
1. Tiền thuê văn phòng
Chi phí đầu tiên cần chú ý khi tìm địa điểm mới để chuyển văn phòng đó chính là tiền thuê hàng tháng. Đây là một loại chi phí cố định bạn chắc chắn phải chi trả hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm tùy theo thỏa thuận của bạn với đơn vị cho thuê và mức chi phí này bạn hoàn toàn có thể dự toán được.
Tiền thuê văn phòng là số tiền bạn phải chi trả cho việc thuê mặt bằng văn phòng thường được tính theo m2, và giá thuê này phụ thuộc vào vị trí, hạng tòa nhà văn phòng, dịch vụ, tiện ích,.....Thông thường tiền thuê văn phòng tại các quận trung tâm thành phố như quận trung tâm sẽ cao hơn so với các quận khác.
2. Phí dịch vụ
Chi phí thứ hai cần chú ý khi tìm địa điểm mới để chuyển văn phòng đó chính là phí dịch vụ. Phí dịch vụ cũng là một dạng phí cố định mà doanh nghiệp trả cho bộ quản lý tòa nhà để duy trì các dịch vụ và tiện ích như: lễ tân tại sảnh, hệ thống an ninh bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, phí vận hành thang máy, chi phí bảo dưỡng tòa nhà, diệt côn trùng, tiền điện khu vực chung,....
Phí dịch vụ được tính theo m2 diện tích sàn thuê của doanh nghiệp, mức giá này cao hay thấp thì phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ và tiện ích kèm theo của tòa nhà, thường dao động trong khoản 1-8 USD/m2/tháng. Một số nơi tiền thuê không cao nhưng phí dịch vụ khá cao. Doanh nghiệp phải chú ý điều này khi tìm nơi mới để chuyển văn phòng.
3. Thuế VAT
Đây là một dạng thuế rất quen thuộc trong cuộc sống của chúng ta hầu như bất cứ lĩnh vực nào cũng cần đóng thuế VAT này. Ở lĩnh vực thuê văn phòng thì đây là một khoản phí bắt buộc và cố định mà doanh nghiệp phải trả, thuế VAT bằng 10% tổng chi phí thuê văn phòng.
4. Phí gửi xe
Phí gửi xe tùy thuộc vào từng tòa nhà nó sẽ có mức giá khác nhau và cũng phụ thuộc vào thời gian gửi xe cũng như số lượng xe của công ty.
Hiện nay có một số tòa nhà văn phòng miễn phí chỗ đỗ xe tuy nhiên đa số các tòa nhà tại Hà nội không có chính sách này. Phí gửi xe cũng phụ thuộc vào khu vực tòa nhà ở khu vực trung tâm thành phố phí gửi xe máy dao động từ 8-15USD/xe/tháng, xe ô tô từ 150-250 USD/xe/tháng. Ở khu vực xa trung tâm thì phí gửi xe máy từ 4-8 USD/xe/tháng, xe ô tô từ 60-150USD/xe/tháng.
5. Tiền điện điều hòa
Chuyển văn phòng tới các toà nhà văn phòng chuyên nghiệp hay các văn phòng hạng B tiền điện điều hòa đã được tính trong phí dịch vụ, do đó tiền điện điều hòa thường được áp dụng cho các văn phòng hạng C, văn phòng giá rẻ.
Tiền điện điều hòa là chi phí bạn trả theo thực tế sử dụng của văn phòng và được tính dựa theo quy định hợp đồng. Theo thống kê thực tế thì chi phí tiền điện điều hòa của văn phòng thường rơi vào khoảng từ 1- 1,5 USD/m2/tháng.
6. Phí làm ngoài giờ
Trước khi chuyển văn phòng tới nơi mới cũng như trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng bạn cần phải tìm hiểu rõ phí làm thêm ngoài giờ của văn phòng là bao nhiêu. Hiện nay các tòa nhà văn phòng đều có quy định về thời gian làm việc hành chính và thời gian làm việc ngoài giờ. Nếu bạn làm việc quá thời gian hành chính thì bạn phải chi trả cho phí làm ngoài giờ này.
Chi phí này thực tế là được dùng để chi trả cho tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ cho nhân viên vận hành,... Tùy theo từng tòa nhà sẽ có mức phí khác nhau và thông thường nó được tính theo 3 cách sau:
- Tính theo công ty cố định: Các công ty thuê đều áp dụng chung 1 mức giá/ giờ.
- Tính theo diện tích của doanh nghiệp.
- Tính theo thiết bị vận hành khi doanh nghiệp làm ngoài giờ.
Trên đây là một số loại phí chủ yếu doanh nghiệp cần phải chú ý khi tìm nơi thuê mới để chuyển văn phòng. Dự trù được khoản phí này sẽ giúp giảm tải được rất nhiều nỗi lo hoặc sự phát sinh sau này.
