Là một nhà lãnh đạo, một chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể, bạn muốn tìm những địa điểm mới để chuyển dịch văn phòng đại diện nhằm tạo cơ hội để tiếp tục mở rộng phát triển sau này.
Điều đầu tiên bạn nên nghĩ đến đó là hãy lập ngay một bản kế hoạch chuyển văn phòng thật chi tiết. Từ khái quát đến cụ thể những việc bạn sẽ làm “trước – trong – sau” khi chuyển văn phòng. Việc làm này sẽ giúp ích rất nhiều trong toàn bộ quá trình.
Sau đây chuyển văn phòng trọn gói Kiến Vàng xin chia sẻ một số điểm quan trọng trong quy trình lập kế hoạch chuyển văn phòng mà bạn cần lưu ý để tránh những rắc rối không đáng có.
1. Khi Nào Bạn Nên Có Ý Định Chuyển Văn Phòng Sang Một Địa Điểm Mới?
Chuyển đổi địa điểm đặt văn phòng
Đó là khi văn phòng hiện tại không còn đáp ứng được các tiêu chí sau:
- Không gian trở nên chật hẹp
- Tiện nghi không đáp ứng được nhu cầu
- Nằm ở nơi không thuận tiện giao thông
- Văn phòng trở nên xuống cấp sau một thời gian dài sử dụng
- An ninh không được đảm bảo
- …
2. Toàn Bộ Quy Trình Chuyển Đổi Văn Phòng
2.1 Lập Kế Hoạch Thuê Văn Phòng
Mọi việc sẽ trở nên đơn giản và thuận tiện cho việc quản lý hơn trong suốt quá trình di chuyển văn phòng, nếu bạn có trong tay một bản kế hoạch chi tiết từ đầu đến cuối gồm nhiều khía cạnh. Lập một danh sách các công việc cơ bản cần làm như: người chịu trách nhiệm cho từng đầu mục, deadline hoàn thành… Điều này giúp bạn tìm ra những công việc cần ưu tiên hơn và tập trung nguồn lực vào đó.
2.2 Thời Điểm Cần Lập Kế Hoạch
Cần có thời gian để thiết lập một kế hoạch hoàn chỉnh
Thông thường ngay khi có ý định chuyển văn phòng, chúng ta đã phải ngay lập tức nghĩ đến chuyện phác thảo ngay một bản kế hoạch cho vấn đề này. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ mất khoảng tầm 6 tháng trước khi bắt đầu chuyển đổi văn phòng, còn đối với các công ty lớn có thể mất đến 1 – 2 năm thậm chí có thể lâu hơn nữa. Càng dành nhiều thời gian để thực hiện thì kế hoạch càng được chi tiết và cụ thể hóa hơn.
2.3 Phân Chia Đội Ngũ Đảm Nhiệm Công Việc
Phân công đội ngũ giúp mọi việc diễn ra nhanh chóng
Nếu công ty có nguồn nhân lực, bạn có thể chia họ thành các nhóm nhỏ dưới quyền để phụ trách và giám sát mọi khía cạnh của công việc nhằm đảm bảo không có gì bất trắc hoặc bị bỏ quên lại phía sau.
Công việc một nhóm có thể phụ trách bao gồm:
- Lên danh sách công việc phòng ban cần chuẩn bị
- Team khảo sát
- Các nhiệm vụ cho việc di chuyển
- Thiết lập thời gian biểu
- Các vật dụng, trang thiết bị, hồ sơ cần lưu trữ cho mỗi phòng ban
- Phân công người làm việc với đơn vị vận chuyển
- …
2.4 Cần Xác Định Ngân Sách
Xác đinh ngân sách trước khi hành động
Mọi vấn đề sẽ trở nên phức tạp hơn rất nhiều nếu có liên quan đến chi phí. Vì thế bạn cần tính toán kỹ và ước chừng khoảng ngân sách mà bạn có thể chi cho việc tái định cư tại một nơi mới. Ngân sách này phụ thuộc vào các nhu cầu mà bạn mong muốn đối với văn phòng mới mà bạn muốn thuê kèm các dịch vụ có thể thuê ngoài như (thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, dịch vụ chuyển nhà trọn gói, mua sắm hoặc thay đổi những trang bị cũ khi sang nơi mới…).
Các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, có thể tốn nhiều chi phí hơn tùy vào nơi cung cấp, nhưng sẽ hợp lý hóa quá trình di chuyển bằng cách quản lý tất cả mọi việc dựa trên kinh nghiệm làm việc của đơn vị cung cấp dịch vụ.
Bên cạnh đó, bạn cần thiết lập thêm khoảng chi phí dự phòng tương đương 20% tổng ngân sách để đảm bảo sẵn sàng bù đắp vào các khoảng thiếu hụt trong toàn bộ quá trình thuê văn phòng.
2.5 Khảo Sát Và Tìm Địa Điểm Văn Phòng Mới
Trước khi quyết định chuyển văn phòng đến một địa điểm mới bạn cần tiến hành khảo sát với các tiêu chí sau đây:
+ Về cơ bản: Vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê, thời gian thuê.
+ Đặc điểm của văn phòng: Kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy.
+ Các mốc thời gian: Muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch, bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới.
+ Các yêu cầu khác: Tính phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà, tăng giảm nhân sự trong tương lai, bổ sung, hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh… Không chỉ thường xuyên đến tham quan, xem xét mà bạn còn cần làm việc ban quản lý hoặc những người xung quanh về thông tin nơi bạn muốn đặt văn phòng.
2.6 Lập Kế Hoạch Chuyển Đến Địa Điểm Mới
Xác định rõ những vật dụng thiết yếu cần ưu tiên
* Xem thêm: Dịch vụ chuyển nhà trọn gói Bắc Nam
Kế hoạch sẽ bao gồm nên ưu tiên chuyển bộ phận nào qua trước, số lượng nhân viên, máy móc, tài liệu có thể chuyển đến, phương tiện di chuyển là gì, ai sẽ chịu trách nhiệm bảo quản tạm thời…
Tiếp đến là việc lên kế hoạch bài trí văn phòng mới như thế nào cho hợp lý với không gian làm việc, cách bố trí phòng ban sau cho thuận tiện…
Sau khi hoàn tất được một bản kế hoạch như trên hãy tiến hành photo và gửi đến tất cả các nhóm phụ trách, các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để họ nắm bắt được kế hoạch của bạn.
Sau cùng chính là kiểm tra lại toàn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp. Không phải tất cả vật dụng ở văn phòng cũ bạn đều sẽ chuyển đi hết, sẽ có một vài món bạn cần thay thế hoặc loại bỏ. Công đoạn này bạn cần làm việc thật kỹ với bên cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để được tư vấn hiểu quả hơn.
2.7 Tìm Kiếm – Trao Đổi – Thỏa Thuận Với Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Chuyển Văn Phòng Trọn Gói
Khi tiến hành di dời văn phòng bạn sẽ có 2 cách để làm:
- Tự làm mọi việc cùng với nhân viên
- Sử dụng dịch vụ bên ngoài của các đơn vị cung cấp
Chúng tôi vẫn khuyến khích bạn nên ưu tiên lựa chọn cách làm thứ hai. Vừa giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, ít rủi ro và thuân tiện. Công việc duy nhất của bạn chính là liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói và giám sát toàn bộ quy trình. Mọi việc còn lại đều sẽ được nhân viên bên đơn vị cung cấp dịch vụ đảm nhận 100% từ phân loại, đóng gói, bốc dỡ, vận chuyển, đến bàn giao và bày trí theo yêu cầu của bạn.
Thương hiệu chuyển văn phòng trọn gói uy tín tại Hà Nội
Tuy nhiên mọi việc sẽ chỉ diễn ra thuận lợi nếu bạn tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín. Đừng nên quá ham rẻ mà sử dụng các dịch vụ không tên tuổi thương hiệu vì họ thường làm việc một cách hời hợt, thái độ và trách nhiệm làm việc không chuyên nghiệp thậm chí sẽ còn là gánh nặng cho bạn.
Hãy tiến hành tham khảo, tìm kiếm thông tin về nhưng nơi cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín hiện nay bao gồm:
- Thương hiệu đơn vị
- Hồ sơ năng lực
- Các dự án gần đây
- Kinh nghiệm hoạt động
- Mức phí vận chuyển
- Chính sách bồi thường
- Có biên bản hơp đồng
- …
Hãy nên tham khảo và liên hệ ít nhất với từ 2 – 3 đơn vị để tìm được đơn vị ưng ý nhất và tiến hành ký kết hợp đồng.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Chuyển văn phòng trọn gói của chuyển nhà Kiến Vàng muốn gửi đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu được phần nào quy trình chuyển văn phòng và các công việc cần chuẩn bị để hoàn thiện công việc này.
Logo Kiến Vàng
Nếu bạn có nhu cầu chuyển nhà, chuyển văn phòng tín giá rẻ tại Hà Nội, hãy liên hệ với chúng tôi – Dịch vụ chuyển nhà, văn phòng trọn gói Kiến Vàng.
Thông tin liên hệ:
• Hotline: 0986.352.086 – 0973.469.996
• Website: chuyennhakienvangltd.com
Kiến Vàng người bạn của mọi nhà xin hân hạnh phục vụ!
