[Hướng dẫn] 5 bước làm thủ tục chuyển văn phòng công ty

Công ty là một tập thể lớn, liên quan đến nhiều vấn đề của Nhà nước như thuế, bảo hiểm, đăng ký kinh doanh,.... do đó thủ tục chuyển văn phòng công ty cũng phức tạp hơn nhiều so với chuyển nhà thông thường. Bài viết dưới đây Kiến Vàng sẽ giới thiệu đến bạn đọc 5 thủ tục chuyển phòng làm việc mới, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tuân thủ đúng đúng quy định pháp luật của Nhà nước.

5 thủ tục chuyển văn phòng công ty

Khai báo với cơ quan thuế

Ngay khi quyết định được địa điểm của văn phòng mới, nhân viên hành chính nhân sự cần khai báo với cơ quan thuế đang quản lý hồ sơ của công ty bạn. Đây là việc vô cùng quan trọng bởi vì theo Luật quy định, khi thay đổi địa chỉ kinh doanh cần phải báo với cơ quan thuế quản lý.

Thông thường, bạn cần chuẩn bị 3 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau :

• Tờ khai theo mẫu 08-ĐK-TCT, trong đó điền đầy đủ thông tin về vấn đề thay đổi địa chỉ

• Bản sao tờ đăng ký kinh doanh có công chứng

• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ

Thủ tục chuyển phòng làm việc mới - khai báo với cơ quan thuế

Nhận kết quả từ cơ quan thuế

Thông thường, thời hạn trả kết quả của cơ quan thuế đối với thủ tục khai báo thay đổi địa chỉ kinh doanh vào khoảng 8 ngày. Cùng với hồ sơ trả về là cơ quan thuế sẽ thông báo về tình trạng kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp. Lúc này, phía công ty cần kiểm tra, hoàn tất mọi nghĩa vụ đóng thuế và bổ sung những giấy tờ cần thiết trước khi tiếp tục những thủ tục khác.

Nhận kết quả từ cơ quan thuế

Xem ngay: Chuyển văn phòng cần làm những gì ? 6 điều bạn nhất định phải biết

Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh

Bước tiếp theo trong số các thủ tục chuyển phòng làm việc mới đó là chuyển đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký kinh doanh. Quý doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để gửi tới phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư quận/huyện nơi bạn đang đăng ký để thay đổi thông tin.

Bộ hồ sơ gồm có :

• Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ

• Biên bản họp về vấn đề chuyển văn phòng làm việc

• Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh

• Thông cáo về thay đổi địa chỉ hoạt động kinh doanh

• Bản sao tờ đăng ký kinh doanh có công chứng

• Sao kê báo cáo hóa đơn thuế

• Mẫu 09-MST từ kết quả trả về của cơ quan thuế

• Các giấy tờ chứng minh điều kiện sử dụng địa điểm kinh doanh mới

Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh

Xem ngay: Lưu ngay 5 kinh nghiệm chuyển văn phòng vô cùng quan trọng

Đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế

Khi đã nộp đầy đủ hồ sơ cho phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch đầu tư thì sau khoảng 10 ngày công ty sẽ được cấp lại giấy phép đăng ký kinh doanh trên địa điểm mới.

Trong thời gian 10 ngày từ khi nhận được giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp cần đến cơ quan thuế tại địa phương mới để đăng ký lại thông tin địa điểm mới công ty đặt văn phòng làm việc.

Hồ sơ đăng ký lại gồm có : 

• Tờ khai 09-MST

• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh có công chứng

Thủ tục chuyển văn phòng công ty - đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế

Xin cấp đổi con dấu của công ty

Con dấu của công ty cũng chứa đựng thông tin địa chỉ của doanh doanh nghiệp. Do đó khi trong thủ tục chuyển văn phòng công ty, bạn cần tiến hành đăng ký đổi lại con dấu.

• Nếu chuyển cùng quận/huyện : có thể không cần thiết đổi dấu

• Chuyển khác quận/huyện nhưng trong cùng địa phương : nộp hồ sơ đến phòng công an cấp con dấu cũ

• Nếu chuyển khác tỉnh/thành phố : Thực hiện thủ tục trả dấu tại phòng công an cấp dấu cũ, đồng thời nộp hồ sơ xin cấp dấu mới tại cơ quan công an ở địa phương mới. 

Hồ sơ xin cấp dấu mới gồm các giấy tờ sau :

• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh mới (đã đổi địa chỉ) có công chứng

• Giấy tờ liên quan đến việc đăng ký dấu cũ

• Giấy giới thiệu nhận con dấu

Xin cấp đổi con dấu của công ty

Xem ngay: 7+ lưu ý khi chuyển văn phòng làm việc cần lưu tâm

Một số lưu ý trong thủ tục chuyển văn phòng làm việc mới

Thủ tục chuyển văn phòng công ty là vấn đề khá phức tạp, liên quan đến nhiều loại giấy tờ khác nhau, nhiều cơ quan ban ngành. Chính vì thế, phụ trách hành chính cần tìm hiểu và chuẩn bị kỹ càng, cẩn thận và đầy đủ để quá trình làm thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi nhất, tránh ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Một số lưu ý khác trong thủ tục chuyển phòng làm việc mới

Khi chọn được địa điểm làm việc mới, phòng hành chính nhân sự cần cập nhật sự thay đổi này trên website công ty, đồng thời gửi văn bản thông báo tới các đối tác, khách hàng rõ ràng về địa điểm, thời gian hoạt động tại văn phòng mới. 

Bên cạnh các thủ tục hành chính, công ty cũng nên tham khảo một số thủ tục phong thủy như chọn ngày lành tháng tốt, cúng nhập trạch chuyển văn phòng mới,... để đảm bảo mọi chuyện diễn ra như ý, nhiều may mắn.

Thủ tục chuyển văn phòng làm việc công ty

Xem ngay: 10+ cách sắp xếp bàn làm việc khoa học hiệu quả

Trên đây là 5 thủ tục chuyển văn phòng quan trọng, hy vọng sẽ mang lại thông tin hữu ích cho bạn đọc. Nếu bạn cần một đơn vị vận chuyển trọn gói chuyên nghiệp, nhanh nhất, tốt nhất, hãy liên hệ với chúng tôi - Dịch Vụ Chuyển Văn Phòng Trọn Gói Kiến Vàng sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7 (kể cả ngày các ngày lễ)

• Hotline: 0986.352.086 – 0973.469.996

• Website: chuyennhakienvangltd.com

Kiến Vàng người bạn của mọi nhà xin hân hạnh phục vụ